作業(yè)指導(dǎo)書的結(jié)構(gòu)、 格式和內(nèi)容
作業(yè)指導(dǎo)書可以是標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、指南，也可以是圖表、圖片、 模型、錄像等；結(jié)構(gòu)上可采用標(biāo)準(zhǔn)格式，也可采用非標(biāo)準(zhǔn)格式。
實(shí)驗(yàn)室最常用和使用最多的作業(yè)指導(dǎo)書，是詳細(xì)的書面描述文件，如市場(chǎng)抽查檢驗(yàn)細(xì)則、 統(tǒng)檢細(xì)則、抽樣細(xì)則、樣品制備(準(zhǔn)備)指令、儀器設(shè)備操作規(guī)程等。
作業(yè)指導(dǎo)書的結(jié)構(gòu)和格式一般不宜統(tǒng)一為一種結(jié)構(gòu)和格式，但為避免混亂和不確定性，在一個(gè)組織內(nèi)，可以對(duì)各類作業(yè)指導(dǎo)書規(guī)定各自的結(jié)構(gòu)和格式，以保持作業(yè)指導(dǎo)書的格式或結(jié)構(gòu)的一致性。無論采用何種格式或組合，作業(yè)指導(dǎo)書內(nèi)容的表述順序應(yīng)當(dāng)與作業(yè)活動(dòng)的順序相一致，準(zhǔn)確地反映要求及相關(guān)活動(dòng)。作業(yè)指導(dǎo)書的結(jié)構(gòu)、 格式以及詳細(xì)程度應(yīng)當(dāng)適合于組織中人員使用的需要，并取決于其描述活動(dòng)過程的復(fù)雜程度、使用的方法、實(shí)施前的培訓(xùn)時(shí)間與深度, 以及具體操作執(zhí)行人員的技術(shù)水平、 技能和資格等。作業(yè)指導(dǎo)書應(yīng)包含以下幾方面的內(nèi)容:
標(biāo)題和封面
作業(yè)指導(dǎo)書應(yīng)該有明 確的 標(biāo)題,即明確寫明其描述活動(dòng)過程的名稱, 一般可采用“ 作業(yè)活動(dòng)名稱 +作業(yè)指導(dǎo)書” 或“ 作業(yè)活動(dòng)名稱 + 作業(yè)規(guī)程 / 規(guī)范” 的結(jié)構(gòu)。如設(shè)置封面，則應(yīng)在封面上寫明編號(hào)、 起草人、 審核人、批準(zhǔn)人、批準(zhǔn)日期及修訂狀態(tài); 若無封面, 則這些內(nèi)容應(yīng)寫在標(biāo)題下方。
目的和范圍
作業(yè)指導(dǎo)書首先應(yīng)寫明其適用的作業(yè)范圍及不適用的作業(yè)范圍;其次應(yīng)簡潔地說明編制目的或其實(shí)施目標(biāo), 即為什么要編制該作業(yè)指導(dǎo)書, 通過編制作業(yè)指導(dǎo)書要達(dá)到什么樣的目標(biāo)。
作業(yè)內(nèi)容與要求
作業(yè)內(nèi)容與要求是作業(yè)指導(dǎo)書的主體, 應(yīng)當(dāng)具體、 準(zhǔn)確地反映作業(yè)內(nèi)容與要求及相關(guān)活動(dòng)。同時(shí), 作業(yè)指導(dǎo)書內(nèi)容的表述順序應(yīng)與作業(yè)活動(dòng)的順序相一致。必要時(shí), 可用圖或表, 以便于理解。作業(yè)指導(dǎo)書的文字應(yīng)通俗易懂, 盡可能的量化, 用數(shù)據(jù)說話, 以便作業(yè)人員有唯一正確的理解, 實(shí)施后確保過程質(zhì)量的控制。
編寫作業(yè)指導(dǎo)書的注意事項(xiàng)
作業(yè)指導(dǎo)書設(shè)計(jì)和編寫應(yīng)符合本單位的《 體系文件》 的規(guī)定, 作業(yè)指導(dǎo)書所規(guī)定的程序應(yīng)符合本單位的實(shí)際, 包括環(huán)境、檢驗(yàn)儀器設(shè)備、 檢驗(yàn)范圍的要求。
一項(xiàng)活動(dòng)只能規(guī)定唯一的程序, 只能有唯一的理解, 因此一項(xiàng)作業(yè)只能規(guī)定一個(gè)作業(yè)指導(dǎo)書。并且不能使用作業(yè)指導(dǎo)書的無效版本。
作業(yè)指導(dǎo)書一旦批準(zhǔn)實(shí)施, 就必須認(rèn)真執(zhí)行; 如需修改, 須按《體系文件》 的規(guī)定程序進(jìn)行。
編寫作業(yè)指導(dǎo)書過程中的幾個(gè)誤區(qū)
以儀器設(shè)備操作規(guī)程代替作業(yè)指導(dǎo)書現(xiàn)在我們所使用的儀器設(shè)備越來越先進(jìn), 功能也越來越多, 而我們做某一項(xiàng)試驗(yàn)時(shí), 可能只能用到設(shè)備的局部功能。作為操作規(guī)程只能規(guī)定一些主要試驗(yàn)操作方法。因此, 針對(duì)每一項(xiàng)試驗(yàn)的儀器操作方法應(yīng)該在作業(yè)指導(dǎo)書中得以體現(xiàn)。
以產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)或檢測(cè)方法標(biāo)準(zhǔn)代替作業(yè)指導(dǎo)書在這些標(biāo)準(zhǔn)中往往只規(guī)定了一些儀器的使用原則, 比如規(guī)定了使用環(huán)境、 檢測(cè)誤差、 檢測(cè)量程、 檢測(cè)速度等, 具體使用哪種儀器可能并未作具體規(guī)定。這就需要在作業(yè)指導(dǎo)書中針對(duì)單位的具體情況, 選用符合標(biāo)準(zhǔn)要求的儀器設(shè)備。在產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)或檢測(cè)方法標(biāo)準(zhǔn)中經(jīng)常會(huì)遇到這種情況, 對(duì)同一檢測(cè)項(xiàng)目, 規(guī)定了不止一種檢測(cè)方法。 在作業(yè)指導(dǎo)書中就應(yīng)根據(jù)單位具體情況規(guī)定使用哪一種方法。
儀器設(shè)備更換、 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范修訂改版都需變更作業(yè)指導(dǎo)書, 作業(yè)指導(dǎo)書應(yīng)具有法規(guī)性、 唯一性、 適用性的特點(diǎn)。 儀器設(shè)備更換, 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范修訂改版都可能導(dǎo)致相應(yīng)的作業(yè)指導(dǎo)書不適用, 需對(duì)作業(yè)指導(dǎo)書作出修訂, 保證其適用性。
任何方法和儀器都編寫作業(yè)指導(dǎo)書，這個(gè)是不正確的，只有對(duì)方法可能會(huì)造成誤解或儀器設(shè)備造成誤操作時(shí)需要作業(yè)指導(dǎo)書，例如錘子的使用就不需要作業(yè)指導(dǎo)書。
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